Betrachtungszeitraum berechnen: Start, Ende, Unterbrechungen

Ob du deine Fortbildungspflicht erfüllst, entscheidet sich nicht am Kalenderjahr, sondern an deinem Betrachtungszeitraum. Wer Start und Ende falsch ansetzt, plant mit dem falschen Stichtag. Hier erfährst du, wie die Anlage 4 zu den Heilmittelverträgen den Zeitraum festlegt, wie du das Ende berechnest und was Unterbrechungen bewirken.

Was der Betrachtungszeitraum ist

Der Betrachtungszeitraum ist das Zeitfenster, in dem du die geforderten Fortbildungspunkte sammeln musst. Länge und Soll legt die Anlage 4 deines Fachbereichs fest:

Fachbereich	Länge	Soll für Inhaber und fachliche Leitung
Physiotherapie	4 Jahre	60 FP
Ergotherapie	4 Jahre	60 FP
Logopädie	4 Jahre	60 FP
Podologie	4 Jahre	48 FP
Ernährungstherapie	4 Jahre	60 FP

Zwei Grundsätze kommen in den Anlagen immer wieder vor:

• Der Zeitraum ist individuell. In Physiotherapie, Ergotherapie, Podologie und Ernährungstherapie bezieht er sich ausdrücklich auf die einzelne verpflichtete Person, also auf den zugelassenen Leistungserbringer oder die fachliche Leitung. Zwei Personen in derselben Praxis können unterschiedliche Zeiträume haben. Die Logopädie nennt dagegen feste Daten für alle.
• Keine Übertragung. Punkte, die über das Soll hinausgehen, kannst du nicht in den folgenden Zeitraum mitnehmen.

Der Start je Fachbereich

Der erste Zeitraum beginnt je nach Fachbereich zu einem anderen Datum. Für spätere Zulassungen sind die Anlagen unterschiedlich deutlich.

Fachbereich	Erster Zeitraum	Bei späterer Zulassung
Physiotherapie	ab 01.08.2021	in der Anlage nicht geregelt
Ergotherapie	ab 01.01.2022	ab Erteilung der Zulassung bzw. Beginn als fachliche Leitung
Logopädie	01.01.2022 bis 31.12.2025	Punkte ab Tätigkeitsbeginn anteilig
Podologie	ab 01.01.2021	in der Anlage nicht geregelt
Ernährungstherapie	ab 01.05.2021	in der Anlage nicht geregelt

Wo die Anlage schweigt, setzt Punktwerk als Start die Zulassung oder den Beginn als fachliche Leitung an, wenn sie nach dem ersten Stichtag liegen, so wie es die Ergotherapie ausdrücklich regelt. Du kannst den Start für jede Person ändern, wenn deine Krankenkasse ihn anders ansetzt.

In der Ergotherapie gibt es zusätzlich eine Erleichterung beim Start: Bei erstmaliger Zulassung oder erstmaliger Tätigkeit als fachliche Leitung werden Fortbildungen angerechnet, die bis zu 1 Jahr vorher stattfanden, und zwar mit bis zu einem Drittel der notwendigen Punkte.

In der Physiotherapie gab es eine Übergangsregel für den ersten Zeitraum: Wer zwischen dem 01.08.2020 und dem 31.07.2021 mehr als 15 FP erworben hat, durfte davon bis zu 15 FP auf den Zeitraum ab dem 01.08.2021 anrechnen.

Das Ende berechnen

Ein Zeitraum, der mit einem bestimmten Tag beginnt, endet mit dem Tag, der diesem Datum vorausgeht, nur entsprechend viele Jahre später. So rechnet auch § 188 Abs. 2 BGB Fristen, und so ergibt sich der feste Zeitraum der Logopädie vom 01.01.2022 bis zum 31.12.2025. Die Formel lautet:

Ende = Start plus Zeitraumlänge, minus 1 Tag

Beispiele für die Physiotherapie mit 4 Jahren:

• Start 01.08.2021: Ende 31.07.2025
• Start 01.03.2023: Ende 28.02.2027
• Start 01.03.2024: Ende 29.02.2028, weil 2028 ein Schaltjahr ist
• Start 15.10.2024: Ende 14.10.2028

Für alle Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten, die am 01.08.2021 bereits zugelassen oder als fachliche Leitung tätig waren, ist der erste Zeitraum damit am 31.07.2025 abgelaufen.

Was nach dem ersten Zeitraum kommt

Die Anlagen sprechen vom "folgenden Betrachtungszeitraum", beschreiben ihn aber nicht. Punktwerk legt den nächsten Zeitraum direkt an das Ende des vorherigen an. In der Physiotherapie beginnt er dann am 01.08.2025, in der Logopädie am 01.01.2026. Eine ausdrückliche Regel dazu enthält keine der Anlagen. Frag im Zweifel bei deiner Krankenkasse oder deinem Berufsverband nach.

Kurse an der Zeitraumgrenze

Ein Wochenendkurs, der am letzten Tag deines Zeitraums beginnt und im neuen Zeitraum endet, ist kein Sonderfall, sondern Alltag. Die Anlage 4 Physiotherapie regelt das für mehrteilige Fortbildungen: In sich abgeschlossene Kursteile zählen in dem Zeitraum, in dem sie beginnen. Für die übrigen Fachbereiche enthält die Anlage keine solche Regel. Punktwerk ordnet jede Fortbildung dem Zeitraum zu, in dem sie beginnt. Willst du einen Kurs an der Grenze sicher im alten Zeitraum anrechnen, frag vorher bei deiner Krankenkasse nach.

Unterbrechungen

Alle fünf Anlagen kennen Zeiten, in denen der Zeitraum unterbrochen ist. Die Gründe unterscheiden sich:

• Physiotherapie: Pflege eines pflegebedürftigen Angehörigen, Krankheit, Urlaub, Schwangerschaft, Mutterschutz, Elternzeit sowie Arbeitsunfähigkeit von über 3 Monaten
• Ergotherapie: Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit und Arbeitsunfähigkeit von über 3 Monaten
• Logopädie: Mutterschutz, Elternzeit, Beschäftigungsverbot nach dem Mutterschutzgesetz und Arbeitsunfähigkeit von über 3 Monaten
• Podologie: Mutterschutz, Elternzeit und Arbeitsunfähigkeit von über 3 Monaten
• Ernährungstherapie: Pflegezeiten, Mutterschutz, Elternzeit und Arbeitsunfähigkeit von über 3 Monaten

In Ergotherapie, Logopädie, Podologie und Ernährungstherapie musst du die Zeiten der Unterbrechung ausdrücklich nachweisen. Die Physiotherapie verlangt das nicht ausdrücklich, Belege sind aber auch dort sinnvoll. Bewahre Bescheinigungen über Elternzeit oder Arbeitsunfähigkeit deshalb zusammen mit deinen Fortbildungsnachweisen auf.

Wie Unterbrechungen wirken

Alle fünf Anlagen sagen: Der Zeitraum ist unterbrochen, und die Fortbildungspunkte sind für den verbleibenden Zeitraum anteilig zu ermitteln. Die Logopädie formuliert es am deutlichsten: Pro Monat Unterbrechung reduziert sich die geforderte Gesamtzahl der Punkte anteilig.

Ein Rechenbeispiel nach dieser Regel mit einem Soll von 60 FP in 48 Monaten: Du bist 6 Monate in Elternzeit. Es bleiben 42 Monate aktiver Zeitraum. Das anteilige Soll beträgt dann 60 × 42 / 48 = 52,5 FP. Wie Bruchteile zu runden sind, sagt keine der Anlagen.

Ob sich zusätzlich das Enddatum verschiebt, lassen die Texte offen. Das Wort "unterbrochen" lässt sich so verstehen, dass der Zeitraum pausiert und später endet. Die Anweisung, die Punkte anteilig zu ermitteln, und die Logopädie-Regel sprechen eher für ein kleineres Soll bei gleichem Ende.

In der Logopädie bleibt das Ende, und Punktwerk senkt das Soll für jeden vollen Monat Unterbrechung anteilig, wie es die Anlage vorsieht. In den anderen Fachbereichen verschiebt Punktwerk das Ende um die Tage der Unterbrechung und zeigt dir das ursprüngliche Ende daneben an. Auf der sicheren Seite bist du, wenn du das volle Soll bis zum ursprünglichen Ende erreichst. Hattest du eine längere Unterbrechung, frag bei deiner Krankenkasse oder deinem Berufsverband nach, wie sie die Regel anwenden, und halte die Antwort schriftlich fest.

Schritt für Schritt zu deinem Zeitraum

So bestimmst du deinen Zeitraum, ohne etwas zu übersehen:

1. Fachbereich klären. Maßgeblich ist die Anlage 4 zu dem Vertrag, unter dem deine Praxis zugelassen ist. Arbeitest du in mehreren Bereichen, prüfe jede Anlage für sich.
2. Startdatum festlegen. Warst du zum Start des ersten Zeitraums schon zugelassen oder fachliche Leitung, gilt das Datum aus der Tabelle. Sonst nimm das Datum deiner Zulassung oder deines Beginns als fachliche Leitung und halte den Beleg dazu bereit.
3. Ende berechnen. Start plus Zeitraumlänge, minus einen Tag.
4. Unterbrechungen erfassen. Notiere für jede Unterbrechung Grund, Beginn, Ende und den Beleg. Überlappende Zeiten zählen nur einmal.
5. Soll bestimmen. Ohne Unterbrechung gilt das volle Soll deines Fachbereichs, mit Unterbrechung das anteilige Soll.
6. Jahresziel ableiten. Plane pro Zeitraumjahr das Jahresziel deines Fachbereichs ein, in der Physiotherapie 15 FP.

Wiederhole die Prüfung, sobald sich etwas ändert, etwa durch einen Wechsel der fachlichen Leitung oder eine neue Unterbrechung.

Typische Fehler

• Kalenderjahr statt Zeitraum: Das Jahresziel bezieht sich auf die Jahre deines Zeitraums, nicht auf Januar bis Dezember. Ausnahme ist die Logopädie, deren erster Zeitraum mit Kalenderjahren zusammenfällt.
• Falsches Startdatum: In der Ergotherapie zählt ausdrücklich die Erteilung der Zulassung oder der Beginn als fachliche Leitung, nicht die Praxiseröffnung oder der erste Behandlungstag. In den anderen Bereichen fehlt eine Regel, die Zulassung ist aber der naheliegende Anknüpfungspunkt.
• Kurz Kranksein als Unterbrechung werten: Bei Arbeitsunfähigkeit verlangen alle Anlagen eine Dauer von über 3 Monaten. Die Physiotherapie nennt Krankheit und Urlaub zusätzlich ohne eigene Schwelle. Ob die Schwelle auch dafür gilt, geht aus dem Satzbau nicht sicher hervor. Rechne kurze Krankheiten und normalen Urlaub deshalb nicht als Unterbrechung ein.
• Belege fehlen: Eine Unterbrechung, die du nicht belegen kannst, hilft dir bei einer Prüfung wenig.

Den Zeitraum automatisch rechnen lassen

Mit dem Fortbildungspunkte-Rechner gibst du Start, Unterbrechungen und deine Punkte je Kategorie ein und siehst ohne Anmeldung, wie dein Stand ist und wann dein Zeitraum endet. In Punktwerk legst du für jede verpflichtete Person Start und Unterbrechungen fest, siehst das Soll, den Stand und das Ende auf einen Blick und hast alle Bescheinigungen an einer Stelle. Für deine ganze Praxis kannst du Punktwerk kostenlos testen.